AIライティングツールを使った英語ビジネスメールの書き方

AIライティングツールを活用したメール作成方法

ビジネスや日常のコミュニケーションにおいて、

英語のEメールを正確かつ効果的に書くことは重要ですが、

慣れていない人にとっては難く、

文法ミスや適切な表現を見つけるのに苦労することも少なくありません。

そこで注目されるのが、AIライティングツールです。

AIが文法チェック、適切なフレーズの提案、

さらにはEメール全体の構成までをサポートしてくれます。

この記事では、AIを活用して英語のEメールを簡単かつ効果的に書く方法について、

そのメリットと具体的な使い方を解説します。

基礎知識：英語ビジネスE-mail（フォーマット）の作成方法

職場で最もよく使われるコミュニケーション手段の一つがEメールです。

ビジネスEメールは、プロフェッショナルな印象を与えたり、

自分の考えを明確に伝えたり、

スムーズなコミュニケーションで仕事を進めるための重要なツールです。

そのための効果的なEメール作成には、

いくつかの基本的な要素を押さえておくことが大切です。

まずは、ビジネスEメールの基本的な構成要素について説明します。

件名
挨拶文
本文
締めくくりコメント
結語(Sign-Off)

この記事では、Wordvice AIライティングツールを活用した、

ビジネスEメールの効果的な書き出し方、

要点をしっかり伝えつつプロフェッショナルな印象を与える本文の作成法、

そして相手に礼儀正し印象を与えるメールの締めくくり方をご紹介します。

Wordvice AIライティングアシスタントは、過去約10年にわたり、

専門家による英文校正・校閲サービスを提供してきたワードバイスの経験を活かし、

ビジネスシーンでのライティングスキル向上を支援する目的で開発されたツールです。

E-mail件名を作成

Eメールの件名は簡潔であり、内容がすぐに伝わるものでなければなりません。

受け取った人が件名を見ただけで、メールの要件を瞬時に理解できるのが理想です。

以下のルールを参考にして、メール件名を作成してみましょう。

60文字未満にまとめる（スペースも含む）
メールの目的を1センテンスで述べる
引用符や括弧、ダッシュの多用は避ける

また、Wordvice AIの英文チェッカーには便利な「Concise」モードがあり、

不要な単語を削除し、内容をより明確にするのに役立ちます。

英文チェッカーのモードを「Concise」に設定し、

文書の種類の中から「Business」を選択すると、

ビジネスに適したスタイルに文章が自動で書き換えられます。

※「Concise」モードは、Wordvice AIプレミアムアカウントをご契約の方のみがご利用可能です。

ビジネスE-mail件名の例

以下の例は、英文チェッカーの「Concise」モードを使用してEメールの件名をより明確で読みやすくしたものです。

Before: “Follow up & Future Actionables from Business Perspective”

After: “Business Follow-Up and Future Actions”

【校正内容】

不要な前置詞（Business Perspective）を削除し、名詞（Business Follow-Up）に置き換え
冗長な説明を省き、大文字の使用を統一

英語でのビジネスメール件名の例

Before: “Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact on the Overall Business Sphere”

After: “Impact of New Marketing Strategies on Business”　

【校正内容】

冗長な動詞を簡潔に要約

　　Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact

　　→Impact of New Marketing Strategies

意味が明確でなく不自然な文章を省略した形に置き換え、文脈から意味伝達を可能に

　　Overall Business Sphere　→　Strategies on Business

本来の意味を維持しつつ、より簡潔に表現

英語でのメール作成

ビジネスEメールの書き出しを作成

メールの書き出しは第一印象を左右する非常に重要なポイントです！

Eメールの挨拶文をどう書けばいいか迷ったことはありませんか？　

どの口調がふさわしいのか、悩んだ経験がある方も多いはずです。

Wordvice AIの言い換えツールでは、

2種類のプロフェッショナルな口調（トーン）を選ぶことができ、

Wordvice AIプレミアムプランをご契約いただくとご利用いただけます。

プロフェッショナル – フォーマル：初めて連絡する相手や、あまり親しくない知人、または職場で自分よりも上の立場にある方に送る場合にお勧めです。
プロフェッショナル – フレンドリー：すでに何度かやり取りをしたことがある相手、同僚、または長い付き合いの知り合いに送る場合にお勧めです。

プロフェッショナル‐フォーマルトーンを使ったEメールの挨拶文

Before: “Hello, Mary”

After: “Dear Mary”

「Hello」は英語のメールでよく使われる挨拶ですが、

ビジネスメールでは「Dear」を使うことで、

より格式があり専門的な印象を与えることができます。

英語挨拶文

プロフェッショナル‐フレンドリートーンを使ったEメールの挨拶文

Before: “Hey Joshua”

After: “Hello, Joshua”

「Hey」はビジネス英語のメールでは、

一般的に同僚や顧客、パートナーに対しては使用しません。

「Hello」は日常的に使われる挨拶であり、「Hey」よりもやや格式のある表現です。

HelloとHeyの違い

Eメール本文を状況に適したトーンに書き換え

受信者への挨拶文を書き終えたら、すぐに本文で要件を伝えましょう。

しかし、直接的すぎる表現は、場合によっては無礼に聞こえることもあります。

適切なバランスを保ったメール本文にするためには、まず下書きをしてから、

言い換えツールを使って文章を調整するのがおすすめです。

以下では、「プロフェッショナル‐フォーマル」および「プロフェッショナル‐フレンドリー」トーンへの書き換え例を紹介します。

例：プロフェッショナル‐フォーマル・トーン

Before: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.”

After: “After conducting a thorough review, we can implement process enhancements by making necessary adjustments and introducing a new system that aligns more effectively with the growing operational requirements.”

Professional - formalトーンを使用すると、文章が長めになることがありますが、より洗練された語彙と表現で、格式あるビジネスメールに適したトーンになります。

英語ビジネスメール例

例：プロフェッショナル‐フレンドリー・トーン

Before: Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.

After: After conducting a thorough review, we have identified areas where we can make process improvements and implement necessary changes. Additionally, we will introduce a new system that will better accommodate the growing needs of our expanding operations.

Professional - friendlyモードを使用すると、フレンドリーな雰囲気を保ちながらも、専門的で格式のあるビジネスメールに適したトーンの文章を作成できます。

英語ビジネスメール例文

Eメールの締め

メール本文が完成したら、次に大切なのはメールの締めくくりです。

最後の部分には、以下の要素を含めると良いでしょう。

お願いしたいこと：メール受信者に何をしてほしいのか、何について決断してもらいたいのか、または返信が欲しいのかなどを明確にしましょう
期限：受信者に、いつまでにその行動を完了してほしいのかを伝えましょう
お礼：最後に「どうぞよろしくお願いします」など、挨拶文を加えましょう

まずは何を伝えたいのか下書きし、その後、本文で選んだトーンに合わせて

Wordvice AIのオンライン言い換えツールでトーンを調節することで、

メール全体に一貫性を持たせることができます。

プロフェッショナル‐フォーマル・トーンのメール結び文

Before: I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.

After: I kindly request your thoughts and insights regarding this matter. Should you concur with my proposed approach, I suggest scheduling a meeting in the upcoming week to delve further into the subject and strategize the initiative. I eagerly anticipate your prompt response and greatly appreciate your thoughtful consideration.

メールを受け取る人に好印象を与えるためには、

ビジネスメールにふさわしい表現を使うことが重要です。

パラフレーズツールのProfessional - formalモードを活用すれば、

ビジネスシーンに適した語彙やフォーマルな文章を使用し、

より格式のあるトーンでメールを締めくくることができます。

ビジネスメールの結びの例

プロフェッショナル‐フレンドリー・トーンのメール結び文

Before: I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.

After: I would greatly appreciate your thoughts and insights on this matter. If you are in agreement with my proposed approach, I would be delighted to schedule a meeting next week to delve deeper into the topic and plan the initiative. I eagerly await your response and sincerely value your consideration.

Professional - friendlyモードを使用すると、

より親しみやすくカジュアルなトーンの文章に仕上がり、

メールを受け取る相手に温かさやホスピタリティを伝えることができます。

例えば、「Delighted」や「greatly appreciate」といった表現を使うことで、

修正前の文章よりも親しみやすく、心のこもった印象を与えることができます。

メールの英語での結び分